General terms and conditions

These general terms and conditions apply to the renting and reservation of the holiday home Huis van Vletingen in Gent. We wish you a pleasant stay.

1. Booking

The tenant receives a rental confirmation by e-mail.

Within 3 days after receipt of this rental confirmation, the total rent and costs must be paid, unless otherwise agreed. This amount is mentioned on the rental confirmation and has to be transferred to the account BE62 3630 1406 7161 in the name of Astria bv. After receiving the payment the reservation is final. By making the reservation, these general conditions come into effect. If the payment is not received within 3 days, the reservation option expires.

2. Rental costs

The rent includes the rental of the house as stated on the website. The rent includes bed and bath linen, final cleaning, wireless internet and energy costs. When leaving the house, the house must be returned in clean condition (tidy and broom clean). The household equipment used (oven, cooker, etc.) must be cleaned with the appropriate products. The used bed linen can be left on the bed. The bath linen must be collected in the bathroom before departure. Failure to comply with these conditions may result in an additional cleaning charge of 35 /hour.

Deposit: the holiday home and its surroundings are to be used with care and in accordance with the destination. This deposit will be refunded after deduction of any damages within 3 weeks after the rental period. If the damage exceeds the amount of the deposit, the tenant is obliged to make an additional payment within a week of being notified.

3. Cancellation conditions

The tenant can cancel in writing, free of charge, within a cooling-off period of 7 days after booking.

Rebooking: up to 1 month before arrival, you can change the dates of your booking once upon payment of an administration fee of € 50 (new booking for stays within 12 months after the change).

In case of cancellation by the tenant, the following charges apply (they also apply in case of cancellation due to force majeure):

If you want to cancel, send us a message and we will refund 100% up to 2 weeks before the check-in time. After this time the cancellation fee is 50% of the rent. For a cancellation 3 days before the check-in time, the cancellation costs are 100% of the rent.

In the event of early departure, the tenant is not entitled to a refund of any rental fees paid and/or related charges.

If the stay cannot take place because of measures imposed by the Belgian government or another government body, the cancellation conditions are also applicable. We therefore advise you to take out travel and/or cancellation insurance so that, if circumstances or force majeure force you to cancel your holiday or have to interrupt it prematurely, you can recover your money. Please check with your insurance agent in good time for sufficient insurance cover.

A change or cancellation by the tenant should always be communicated in writing or by e-mail, stating the name and the rental period.

Cancellation by the lessor :

If circumstances force the landlord to cancel the stay, this will immediately be communicated to the tenant and the rental agreement will expire. In this case the landlord will refund, within 48 hours after the aforementioned notification to the tenant, the amount already paid by the tenant. In this case, the hirer has no more or other right than to reclaim the sums already paid and therefore expressly waives any further rights.

The lessor reserves the right to cancel the hire agreement in the case of inaccuracy of the personal details provided.

4. House rules

The rental periods :

Check-in is after 2 pm, check-out at 11 am at the latest.

Pets are not allowed in our holiday home for hygienic reasons and to prevent damage.

In the holiday home, smoking is totally prohibited, with the exception of the terrace. Non-compliance with this rule will result in a fine of € 300.

The holiday home is not rented out for bachelor parties, student parties or other excessive drinking parties. The exploitation of the property in the sense of prostitution is prohibited.

In case of a reservation under false pretences, the deposit will be withheld and the tenant will not be granted access to the holiday home.

In case of fire, you must leave the building as soon as possible and notify the fire service (call 112) and the owner. In case of a small fire you can first try to extinguish it yourself with the fire extinguishers provided.

A guest must be in possession of a mobile phone, so that the emergency services can be called.

It is not allowed to occupy the flat with more than the stated maximum number of persons (4 persons). Additional airbeds are also not allowed under any circumstances. Children under the age of 2 are not counted as a full person, but should be mentioned in advance.

Rubbish has to be sorted correctly in the provided bins.

5. Liability

The tenant agrees to treat the rented property with due diligence. In the event of nuisance and/or damage to the house or inventory, or failure to comply with the house rules, you run the risk of having to leave the holiday home.

As the lessor, we are not liable for theft, loss or damage of or to goods or persons, of any nature whatsoever, during or as a result of a stay in our holiday home.

As a landlord, we are not liable for service disruptions or defects in services provided by third parties.

The tenant is liable for all loss and/or damage to the rented accommodation and/or other properties of the lessor occurring during the use thereof by you and/or other users, regardless of whether this is the result of acts or omissions by you and/or third parties who are in the house with your permission.

All damage should be reported to the lessor before the tenant’s departure.

6. Complaints

Complaints about inventory and (existing) damage or defects should be reported immediately at +32 475 49 08 16 or by email at, so that the landlord has the opportunity to resolve the complaint. If it appears afterwards that the lessee did not report the fault or imperfection, he loses the right to a possible refund.

If immediate notification of a justified complaint is not possible or if the complaint is not satisfactorily resolved, it must be submitted to the lessor in writing, stating reasons, within 4 weeks of the end of the rental period at the latest. Complaints submitted later will not be accepted and will invalidate any alleged right of action. The lessor’s liability, in any case, shall be limited to the amount of the rental fee paid.

7. Other

These general conditions have been drawn up in accordance with Belgian law and this regardless of the place of residence of the hirer. All disputes relating to the execution of this lease agreement fall under the exclusive jurisdiction of the courts of the Ghent district.

All statements on the website of Huis van Vletingen ( are considered to have been made in good faith and are always subject to interim adjustments. The lessor shall not be bound by apparent errors on its website.

*** Translated with (free version) ***

Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het huren en reserveren van het vakantiehuis Huis van Vletingen in Gent. We wensen u een aangenaam verblijf toe.

1. Boeken

De huurder ontvangt een huurbevestiging per e-mail.

Binnen de 3 dagen na ontvangst van deze huurbevestiging dient, tenzij anders overeengekomen, de totale huursom en kosten gestort te worden. Dit bedrag staat vermeld op de huurbevestiging en dient te worden overgemaakt op rekening BE62 3630 1406 7161 op naam van Astria bv. Na ontvangst van de betaling is de reservering definitief. Door het maken van de reservering worden deze algemene voorwaarden van kracht. Indien de betaling niet binnen de 3 dagen is ontvangen vervalt de optie van reserveren.

2. Kosten verhuur

Bij de huursom is inbegrepen de verhuur van het huis zoals vermeld op de website. De huur is incl. bed -en badlinnen, eindschoonmaak, draadloos internet en energiekosten. Bij het verlaten van de woning dient het huis in nette staat terug afgeleverd te worden (opgeruimd en bezemschoon). De gebruikte huishoudelijke apparatuur (oven, kookplaat, …) moet schoongemaakt worden met de daartoe bestemde producten. Het gebruikte bedlinnen kan blijven liggen op het bed. Het badlinnen dient voor vertrek verzameld te worden in de badkamer. Bij het niet naleven van deze voorwaarden kunnen extra schoonmaakkosten aan € 35 /uur aangerekend worden.

Borgsom: het vakantiehuis en de omgeving dienen met zorg en overeenkomstig de bestemming te worden gebruikt. Daartoe vragen wij voor het verblijf een verplichte waarborgsom van € 300. Deze borgsom wordt na aftrek van eventuele schade na vertrek terugbetaald binnen de 3 weken na de huurtermijn. Gaat de schade het bedrag van de waarborg te boven, dan is de huurder verplicht een aanvullende betaling over te maken binnen de week na berichtgeving.

3. Annuleringsvoorwaarden

De huurder kan schriftelijk, binnen een bedenktermijn van 7 dagen na reservatie, kosteloos annuleren.

Omboeking: tot 1 maand voor aankomst kunt u éénmaal de data van uw boeking wijzigen mits betaling van een administratiekost van € 50 (nieuwe boeking voor verblijf binnen de 12 maanden na de wijziging).

Bij annulering door de huurder gelden de volgende kosten (deze zijn ook van toepassing bij annulatie door overmacht):

Als u wilt annuleren, stuur ons een bericht en wij zullen 100% terugbetalen tot 2 weken voor de check-in tijd. Na deze bedenktijd zijn de annuleringskosten 50% van de huursom. Bij een annulatie 3 dagen voor de check-in tijd zijn de annuleringskosten 100% van de huursom.

Ingeval van vroegtijdig vertrek heeft de huurder geen recht op terugbetaling van betaalde huurgelden en/of aanverwanten.

Wanneer het verblijf niet kan doorgaan door maatregelen opgelegd door de Belgische overheid of een andere overheidsinstantie, dan zijn eveneens de annuleringsvoorwaarden van kracht. We adviseren daarom om een reis- en/of annuleringsverzekering af te sluiten zodat, indien u door omstandigheden of overmacht genoodzaakt bent uw vakantie te annuleren of voortijdig te moeten afbreken, u uw gelden kan recupereren. Informeer u hiervoor tijdig bij uw verzekeringsagent voor een voldoende dekkende verzekering.

Een wijziging of annulering door de huurder dient ten allen tijde schriftelijk of per e-mail te worden doorgegeven onder vermelding van naam en huurperiode.

Annulering door de verhuurder :

Indien omstandigheden de verhuurder dwingen tot annulering van het verblijf, zal hiervan direct kennis worden gegeven aan de huurder en vervalt de huurovereenkomst. De verhuurder zal in dit geval binnen de 48 uur na de vernoemde kennisgeving aan de huurder, het reeds door de huurder betaalde bedrag terugstorten. De huurder heeft in dit geval geen enig meer of ander recht dan het terugvorderen van de reeds betaalde sommen en doet dan ook uitdrukkelijk afstand van verdere rechten.

De verhuurder behoudt zich het recht over te gaan tot annulering van de verhuurovereenkomst bij onjuistheid van de opgegeven persoonsgegevens.

4. Huisregels

De huurperiodes :

Check-in is na 14 uur, uitchecken ten laatste om 11 uur.

Huisdieren zijn niet toegestaan in ons vakantiehuis om hygiënische redenen en om beschadigingen te voorkomen.

In het vakantiehuis geldt een totaal rookverbod met uitzondering op het terras. Het niet naleven van deze regel resulteert in een boete van € 300.

Het vakantiehuis wordt niet verhuurd voor vrijgezellen feesten, studentencantussen of andere overdreven drinkpartijen. De woning exploiteren in de zin van prostitutie is verboden.

Bij reserveren onder valse voorwendselen zal het voorschot /waarborg ingehouden worden en zal de huurder geen toegang tot de vakantiewoning krijgen /de vakantiewoning ontzegd worden.

Bij brand dient u het gebouw zo snel mogelijk te verlaten en de brandweer (112 bellen) en de eigenaar te verwittigen. Bij een klein brandje kunt u zelf eerst 1 bluspoging doen met de daar voorziene brandblusapparaten.

Er dient een gast in het bezit te zijn van een gsm, zodat de hulpdiensten kunnen verwittigd worden.

Het is niet toegestaan om de woning met meer dan het vermelde maximum aantal personen (4 personen) te bewonen. Ook extra luchtbeden zijn in geen enkel geval toegestaan. Kindjes minder dan 2 jaar worden niet als volwaardig persoon geteld, maar dienen wel op voorhand vermeld te worden.

Het huisvuil dient correct gesorteerd te worden in de daarvoor voorziene bakken.

5. Aansprakelijkheid

De huurder verbindt zich er toe het verhuurde goed te behandelen als een goede huisvader. Bij overlast en/of schade aan het huis of de inventaris, of het niet naleven van de huisregels loopt u het risico het vakantiehuis te moeten verlaten.

Als verhuurder hebben wij geen aansprakelijkheid voor diefstal, verlies of schade van of aan zaken dan wel personen, van welke aard ook, tijdens of ten gevolge van een verblijf in ons vakantiehuis.

Als verhuurder zijn wij niet aansprakelijk voor storingen in de dienstverlening of gebreken bij door derden verleende diensten.

De huurder is aansprakelijk voor alle verlies en/of schade aan de gehuurde accommodatie en/of andere eigendommen van de verhuurder ontstaan tijdens het gebruik daarvan door u en/of andere gebruikers, ongeacht of dit het gevolg is van handelen of nalaten van uzelf en/of van derden die zich met uw toestemming in het huis bevinden.

Alle schade dient voor het vertrek van de huurder aan de verhuurder gemeld te worden.

6. Klachten

Klachten in verband met inventaris en (bestaande) schade of defecten dienen direct te worden gemeld op +32 475 49 08 16 of per email via, zodat de verhuurder in de gelegenheid is de klacht op te lossen. Indien achteraf blijkt dat de huurder geen melding heeft gemaakt van de fout of onvolkomenheid verliest hij het recht op eventuele restitutie.

Als directe melding van een gerechtvaardige klacht niet mogelijk is of als de klacht niet bevredigend wordt opgelost, moet deze uiterlijk binnen de 4 weken na beëindiging van de huurperiode schriftelijk en gemotiveerd bij de verhuurder worden ingediend. Later ingediende klachten worden niet geaccepteerd en doen een vermeend vorderingsrecht vervallen. De verhuurder is, in welk geval dan ook, maximaal aansprakelijk ten bedrage van de betaalde huursom.

7. Overige

Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld naar Belgisch recht en dit ongeacht de woonplaats van de huurder. Alle geschillen in verband met de uitvoering van deze huurovereenkomst vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Gent.

Alle vermeldingen op de website van Huis van Vletingen ( worden geacht te goeder trouw te zijn verstrekt en geschieden steeds onder voorbehoud van tussentijdse aanpassingen. De verhuurder is niet aan kennelijke fouten op haar website gebonden.